Права на редактирование документов
Нет времени читать?
Содержание
Введение
Доступ пользователей к редактированию документов определяется рядом прав (см. основную статью “Установка прав и настроек пользователя”), собранных в группе “Документы → Общие параметры документов → Редактирование документов”, а также в группе “Документы → Права доступа документов”. В рамках текущей статьи рассмотрены только несколько из них, наиболее часто используемых – полный список прав и их описание можно найти в программе.
Все перечисленные в данной статье права устанавливаются на пользователя, за исключением права “Дата запрета редактирования”, которое устанавливается на организацию. Права, устанавливаемые на пользователя, настраиваются, как правило, для шаблона прав, либо могут быть установлены для отдельного пользователя (если для него не задан шаблон прав).
Все приведенные в данной статье права относятся к основным, за исключением прав “Редактирование документов в закрытом периоде”, “Редактирование проведенных документов” и прав в группе “Права доступа документов”, которые относятся к расширенным правам – для их редактирования требуется переключиться на полный список прав (см. в статье).
Примечание 1: Изменять права и настройки – как свои, так и других пользователей – может только пользователь с включенным правом "Разрешить изменение прав доступа и настроек".
Примечание 2: Доступ пользователей к редактированию документов также зависит от ролей пользователя – см. статью. Ограничения по правам имеют более высокий приоритет (если иное не описано в самом праве).
Права:
1. Дата запрета редактирования
Право “Дата запрета редактирования” предназначено для установки даты, до которой будет запрещено изменение, проведение и удаление документов. Например, перед выгрузкой данных в 1С:Бухгалтерия рекомендуется установить запрет изменения данных до даты окончания выгружаемого периода. После восстановления последовательности проведения документов также рекомендуется закрывать период данным правом.
Право устанавливается на организацию:
В значении права следует задать конечную дату закрытого для редактирования периода – все документы с датой меньше или равной указанной здесь будут защищены от любых изменений. Также нельзя будет ввести новые документы в закрытый период.
Данное право используется вместе с правом редактирования документов в закрытом периоде (см. ниже):
- если у пользователя будет включено право “Редактирование в закрытом периоде”, ему будет разрешено редактировать документы, созданные до даты запрета редактирования;
- если у пользователя в данном праве будет установлено значение “Нет”, то при попытке редактирования документа в закрытом периоде формы документов будут открываться для него в режиме просмотра, и будет выходить предупреждение программы:
Данное право распространяется на проведенные и непроведенные документы: форма непроведенных документов будет открываться в режиме редактирования, но провести документ будет невозможно.
Данное право имеет больший приоритет, чем разрешенный интервал редактирования (см. ниже).
2. Право редактирования документов в закрытом периоде
Право “Редактирование документов в закрытом периоде” относится к расширенным правам – для его настройки требуется переключиться на полный список прав (см. в статье).
Данное право используется для исключения действий ограничений права “Дата запрета редактирования” (см. выше). Например, при установке на организацию даты запрета редактирования рядовые пользователи не смогут изменять документы в закрытом периоде, но для руководителей, бухгалтеров и других ответственных сотрудников может потребоваться снятие этого запрета. При этом необходимо понимать последствия изменений при внесении данных в документы закрытого периода.
Право устанавливается на пользователя:
Если право установлено в значение "Да", то пользователь имеет право редактировать документы в закрытом периоде (т.е. до даты, указанной в праве “Дата запрета редактирования” – см. выше).
Если право установлено в значение "Нет", то редактирование документов в закрытом периоде запрещено.
Для данного права предусмотрено расширение прав доступа: есть возможность добавить исключения по отдельным типам документов. При стандартной настройке права запрет распространяется на все документы.
Например, пользователю разрешено редактирование документов в закрытом периоде, но для некоторых документов необходимо запретить редактирование. Для этого следует установить основное право в значение “Да”, перейти на вкладку “Расширение прав доступа”, добавить документы, которые пользователю будет запрещено редактировать, и установить для них значение “Нет”:
Либо наоборот, пользователю запрещено редактировать все документы, но для некоторых документов требуется предоставить доступ. В этом случае следует установить основное право в значение “Нет”, а в расширениях добавить документы, которые пользователю будет разрешено редактировать, и установить для них значение “Да”.
Примечание: Настройки расширения прав доступа при необходимости требуется делать отдельно для каждого шаблона прав или пользователя – они не сохраняются при копировании прав.
Подробнее о дополнительных настройках прав см. в статье.
3. Редактирование документов в заданном интервале
Право “Редактировать в заданном интервале” является альтернативой права “Дата запрета редактирования” (см. выше) и так же, как оно, используется совместно с правом “Редактирование документов в закрытом периоде” (см. выше).
Внимание! Право "Дата запрета редактирования" имеет приоритет запрещения перед текущим правом.
Право устанавливается на пользователя:
Данное право управляет режимом проверки нахождения даты документа в разрешенном интервале редактирования. Если разница между датой документа и текущей рабочей превышает установленные для пользователя интервалы (см. права "Дней меньше" и "Дней больше"), то такой документ блокируется от изменений.
Если установить право в значение "Да", становятся доступны настройки "Дней меньше" и "Дней больше":
1) Дней меньше
Данное право работает только при включении режима "Редактирование в заданном интервале" (см. выше).
В значении права “Дней меньше” устанавливается нижний порог разрешенного интервала редактирования документов. То есть максимальный срок давности документа в днях (считая назад от текущей рабочей даты), когда еще можно вносить в документ изменения:
Если установить значение "0", то пользователю можно будет вводить и редактировать документы только за текущую рабочую дату.
2) Дней больше
Данное право работает только при включении режима "Редактирование в заданном интервале" (см. выше).
В значении права “Дней больше” устанавливается верхний порог разрешенного интервала редактирования документов. То есть максимальное опережение даты документа в днях текущей рабочей даты:
Рекомендуемое значение для данного права “0”: если установлено значение "0", то пользователь не сможет вводить или редактировать документы с будущими датами.
4. Редактирование проведенных документов
Право “Редактирование проведенных документов” является альтернативой права “Редактировать в заданном интервале” (см. выше), но с более жесткими ограничениями – пользователи могут редактировать только непроведенные документы, после проведения документов возможность редактирования блокируется. Выводится предупреждение системы, форма проведенных документов открывается в режиме просмотра:
Запрещается любое изменение проведенного документа, включая изменение его состояния на непроведенное и установки ему пометки на удаление.
В случае необходимости внести изменения в уже проведенный документ пользователю потребуется обратиться к ответственным сотрудникам, имеющим права на редактирование.
Примечание: В случае редактирования Заказ-нарядов данное право действует только на документы в состоянии “Закрыт”.
Право “Редактирование проведенных документов” относится к расширенным правам – для его настройки требуется переключиться на полный список прав (см. в статье), устанавливается на пользователя:
Для данного права предусмотрено расширение прав доступа. При стандартной настройке права запрет распространяется на все документы. Однако часто возникает ситуация, что пользователю требуется, например, перезаписать клиента – внести изменения в запись на ремонт, но он не может это сделать, т.к. у него нет права редактировать документы.
В таком случае можно установить основное право в значение “Нет”, перейти на вкладку “Расширение прав доступа”, добавить документы, которые пользователю будет разрешено редактировать, и установить для них значение “Да”:
Одно из рекомендуемых исключений – “Заявка на ремонт”: если данный документ будет закрыт для редактирования, у пользователя не будет возможности изменять созданные записи в планировщике. При добавлении документа в исключения пользователь не сможет редактировать проведенные документы за исключением "Записей на ремонт".
Либо наоборот, может быть настроен доступ к редактированию всех проведенных документов, т.е. в основных настройках права установлено значение “Да”, а в расширении указано, для каких документов будет установлен запрет редактирования, т.е. значение “Нет”.
Примечание: Настройки расширения прав доступа при необходимости требуется делать отдельно для каждого шаблона прав или пользователя – они не сохраняются при копировании прав.
Подробнее о дополнительных настройках прав см. в статье.
5. Редактирование закрытых заказ-нарядов
Право “Редактирование закрытых заказ-нарядов” устанавливается на пользователя:
Если право установлено в значение "Да", то пользователь имеет право редактировать закрытые (проведенные) заказ-наряды.
Если право установлено в значение "Нет", то после перевода заказ-наряда в состояние “Закрыт” для пользователя его редактирование запрещено.
Рекомендуется для рядовых пользователей установить данное право в значение “Нет”.
Примечание: Для того, чтобы пользователь мог редактировать закрытые заказ-наряды, у него должны быть установлены разрешения как текущим правом, так и правом “Редактирование проведенных документов” (см. выше).
6. Редактирование заказ-нарядов в состоянии Выполнен
Право “Редактирование заказ-нарядов в состоянии Выполнен” предназначено для дополнительного контроля над действиями сотрудников. Обычно окончательная оплата заказ-наряда осуществляется после его перевода в состояние “Выполнен”. Данное право ограничивает возможность редактирования документов после перевода в это состояние, т.е. после оплаты документа пользователь не сможет вносить в него изменения.
Данное право устанавливается на пользователя:
По умолчанию право установлено в значение “Да” – в данном случае пользователю доступно редактирование заказ-нарядов в состоянии “Выполнен”. Если право установить в значение “Нет”, то при переводе заказ-нарядов в состояние “Выполнен” их редактирование для пользователя блокируется, есть возможность только перевести заказ-наряд в состояние “Закрыт”.
7. Права на редактирование документов определенного типа
Для более детальной настройки прав есть возможность ограничить доступ к редактированию документов определенного типа – по каждому типу документов.
Данные права собраны в группе расширенных прав “Права доступа документов” и устанавливаются на пользователя:
Предусмотрены следующие варианты значений:
- Редактирование все – предоставляет доступ к редактированию всех документов данного типа.
- Редактирование по пользователям – предоставляет доступ по авторам документов: если установить данное значение, пользователь сможет редактировать только созданные им самим документы, также можно добавить других авторов на вкладке дополнительных прав (по аналогии с настройкой редактирования по подразделениям). Чужие документы будут закрыты для редактирования, доступны только для чтения. На практике данная настройка используется редко.
- Редактирование по подразделениям – предоставляет доступ к редактированию только тех документов данного типа, которые созданы по подразделению пользователя. Документы по другим подразделениям закрыты для редактирования, доступны только для чтения.
- Чтение все – предоставляет доступ только к просмотру документов. Редактирование всех документов данного типа будет недоступно. При открытии документа выйдет служебное сообщение: “Нет прав на редактирование объектов вида <вид документа>”, документ будет открыт только для чтения – пользователь не сможет внести в него никакие изменения.
- Нет доступа – закрывает доступ и к просмотру, и к редактированию всех документов данного типа. Пользователь сможет просматривать реестр документов, а также увидеть их через дерево документов (при наличии доступа к связанным) и через отчеты*, но при попытке открыть документ будет выходить служебное сообщение: “Нет доступа к объектам вида <вид документа>”, формы документов открываться не будут.
*Примечание: При необходимости полного запрета доступа к документам в программе следует использовать отключение ролей пользователя, механизм разграничения доступа к данным по подразделениям (RLS), а также настройку рабочих столов и интерфейса (см. статью).
Требуется выбрать объект установки права, т.е. шаблон прав (либо пользователя без шаблона), установить нужное значение и записать. Установка прав производится отдельно для каждого типа документов:
При необходимости установки данного значения на все шаблоны прав удобно использовать механизм групповой установки прав:
При такой настройке каждому пользователю будут доступны для редактирования только документы по тому подразделению, принадлежность к которому установлена в карточке пользователя.
Дополнительно можно выбрать и другие подразделения, к документам которых нужно открыть доступ. Для этого следует перейти на вкладку “Доступ по подразделениям документов вида”, которая становится активной при выборе значения “Редактирование по подразделениям”, добавить на нее подразделение пользователя и другие подразделения, по которым требуется предоставить доступ, и записать изменения:
Если не указать на данной вкладке подразделения, то у пользователя будет доступ к редактированию документов данного типа только по своему подразделению.
При попытке пользователя открыть документ недоступного подразделения система не позволит его редактировать: появится служебное сообщение “Нет прав на редактирование объектов вида <вид документа>”, документ будет открыт только для чтения – никакие изменения внести в него пользователь не сможет. Также все документы будут доступны для просмотра в реестрах и отчетах.
Примечание 1: Для ограничения просмотра документов по чужим подразделениям можно включить права в группе “Справочники”:
● право “Фильтрация справочников и документов” в значение “Фильтровать по организации и подразделению”;
● право “Разрешить отключать фильтрацию справочников и документов” в значение “Нет”.
Примечание 2: При необходимости полного запрета доступа к документам других подразделений следует использовать механизм разграничения доступа к данным по подразделениям (RLS).
-
Необязательно:
-
Уточните, пожалуйста, почему: